Kebijakan Privasi

C&C Cooperative (selanjutnya “Koperasi”) dipercaya menyimpan informasi pribadi peserta pemagangan teknis, perusahaan anggota, dan banyak pihak lain melalui kegiatan kami, terutama pengawasan pemagangan teknis. Melindungi informasi pribadi adalah tanggung jawab penting bagi organisasi yang pekerjaannya menyentuh kehidupan orang. Kami menangani informasi pribadi berdasarkan kebijakan berikut.

1. Kepatuhan pada hukum: Kami mematuhi Undang-Undang tentang Perlindungan Informasi Pribadi, Undang-Undang tentang Pelaksanaan Pemagangan Teknis yang Tepat dan Perlindungan Peserta Pemagangan Teknis, Undang-Undang Keamanan Kerja, peraturan terkait lainnya, serta pedoman Komisi Perlindungan Informasi Pribadi.
2. Perolehan dan penggunaan yang tepat: Kami menetapkan tujuan penggunaan sejelas mungkin, lalu memperoleh dan menggunakan informasi pribadi dengan cara yang tepat dalam lingkup tujuan tersebut.
3. Keamanan: Kami mengambil langkah pengamanan yang perlu dan tepat untuk mencegah kebocoran, kehilangan, atau kerusakan.
4. Pengawasan penerima tugas: Saat menyerahkan penanganan informasi pribadi kepada pihak lain, kami memilih penerima tugas yang tepat dan mengawasinya sebagaimana perlu dan tepat.
5. Penghormatan atas hak individu: Kami menanggapi permintaan pengungkapan dan konsultasi dengan sungguh-sungguh dan tanpa penundaan.
6. Perbaikan berkelanjutan: Kami meninjau dan memperbaiki kebijakan ini serta peraturan dan sistem internal kami secara berkala.

1. Pengelola

C&C Cooperative (Ketua Pengurus: Yurika Tanaka)
90-2-201 Oaza Kurita, Kota Nagano, Prefektur Nagano 380-0921, Jepang

2. Informasi pribadi yang kami simpan dan cara memperolehnya

• Peserta pemagangan teknis, pekerja berketerampilan spesifik (Tokutei Ginou), dan calonnya (termasuk pemegang status Kegiatan Khusus): nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, kontak, informasi paspor dan kartu izin tinggal, riwayat pendidikan dan pekerjaan, informasi kontrak kerja dan upah, informasi kesehatan (termasuk informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus), dan sejenisnya
• Penanggung jawab di perusahaan anggota, mitra usaha, dan lembaga terkait: nama, organisasi, jabatan, dan kontak
• Pengguna My Page: nama, alamat email, dan catatan login (tanggal dan waktu, negara akses, dan jenis perangkat)
• Pihak yang menghubungi kami: nama perusahaan, nama, kontak, dan isi pertanyaan
• Orang yang berbicara dengan kami saat kunjungan, wawancara, rapat, dan telepon: isi pembicaraan (termasuk rekaman suara untuk catatan kami)
• Staf kami dan pelamar kerja: informasi yang diperlukan untuk urusan kepegawaian, ketenagakerjaan, dan seleksi (Nomor Individu hanya kami terima dari staf dan dari orang yang sudah dipastikan akan dipekerjakan)
• Pengunjung situs ini: informasi penggunaan seperti halaman yang dilihat (dikumpulkan tanpa cookie)

Kami memperoleh informasi dengan cara yang tepat, langsung dari individu yang bersangkutan atau dari perusahaan anggota, lembaga pengirim di luar negeri, instansi pemerintah terkait, dan pihak lain. Kecuali diizinkan oleh hukum, informasi pribadi yang memerlukan perhatian khusus hanya kami peroleh dengan persetujuan individu yang bersangkutan terlebih dahulu.

3. Tujuan Penggunaan

• Informasi peserta pemagangan teknis dan calonnya: pelaksanaan pengawasan (bimbingan penyusunan rencana pemagangan teknis, pelatihan setelah kedatangan, kunjungan bimbingan, audit, konsultasi, dukungan kepulangan, dan sejenisnya); permohonan, pemberitahuan, dan laporan kepada Organization for Technical Intern Training (OTIT), Badan Layanan Imigrasi Jepang, dan instansi lainnya; serta pelaksanaan usaha penempatan kerja pemagangan teknis (perantaraan terjalinnya hubungan kerja)
• Informasi pekerja Tokutei Ginou dan orang yang berencana beralih ke status Tokutei Ginou (termasuk pemegang status Tokutei Katsudo): prosedur dan serah terima dukungan saat beralih dari pemagangan teknis ke Tokutei Ginou (penggunaan bersama pada angka 7)
• Komunikasi dengan lembaga pengirim di luar negeri (diberikan dengan persetujuan yang bersangkutan, sebagaimana tercantum pada angka 5)
• Informasi perusahaan anggota dan lainnya: pelaksanaan pengawasan dan kegiatan Koperasi lainnya, komunikasi, pelaksanaan kontrak, dan penagihan
• Laporan dan komunikasi kepada perusahaan penerima (penggunaan bersama pada angka 7, termasuk melalui My Page)
• Publikasi (memuat foto dan wawancara di situs ini dan media lain, dengan persetujuan individu yang bersangkutan)
• Informasi My Page: verifikasi identitas, penyampaian status penerimaan dan pembayaran, pencegahan login tanpa izin, dan pemberitahuan login
• Informasi pertanyaan: menjawab pertanyaan, menyampaikan usulan dan penawaran harga, serta mencatat tanggapan kami
• Rekaman kunjungan, wawancara, rapat, dan telepon: mencatat isi pembicaraan secara akurat dan memanfaatkannya dalam laporan dan komunikasi kami (rekaman dan transkripnya hanya digunakan di dalam Koperasi)
• Informasi staf dan pelamar: seleksi penerimaan, pengelolaan ketenagakerjaan, pembayaran gaji, serta prosedur asuransi sosial dan pajak (Nomor Individu hanya digunakan untuk prosedur yang ditetapkan oleh hukum)
• Informasi penelusuran: memahami dan memperbaiki penggunaan situs ini

4. Pemberian Data kepada Pihak Ketiga

Saat memberikan data pribadi kepada pihak ketiga, kami memperoleh persetujuan individu yang bersangkutan terlebih dahulu, kecuali dalam hal-hal berikut.

• Jika berdasarkan peraturan perundang-undangan (termasuk pemberitahuan dan laporan kepada OTIT, Badan Layanan Imigrasi Jepang, dan instansi lainnya)
• Jika diperlukan untuk melindungi nyawa, tubuh, atau harta seseorang dan sulit memperoleh persetujuan individu yang bersangkutan
• Hal lain yang diizinkan berdasarkan Undang-Undang tentang Perlindungan Informasi Pribadi

5. Pemberian kepada pihak ketiga di luar negeri

Informasi calon peserta pemagangan teknis terutama kami terima dari lembaga pengirim di luar negeri (di Indonesia, Filipina, Vietnam, dan Myanmar). Saat kami memberikan data pribadi kepada lembaga pengirim di luar negeri atau pihak lain, kami memperoleh persetujuan individu yang bersangkutan terlebih dahulu, setelah menyampaikan informasi sesuai hukum tentang nama negara, sistem perlindungan informasi pribadi di negara tersebut, dan langkah yang diambil oleh penerima.

6. Penyerahan penanganan

Kami dapat menyerahkan sebagian pekerjaan administrasi kepada pihak luar. Kami memilih penerima tugas setelah memastikan bahwa mereka memiliki sistem untuk menangani informasi pribadi dengan tepat, dan mengawasinya secara perlu dan tepat melalui kontrak dan cara lainnya.

7. Penggunaan bersama

Kami menggunakan data pribadi secara bersama sebagai berikut.

(1) Penggunaan bersama dengan Organisasi Pendukung Terdaftar

• Pihak yang menggunakan bersama: Koperasi dan satu Organisasi Pendukung Terdaftar yang mendukung pekerja Tokutei Ginou bekerja sama dengan Koperasi. Sebelum penggunaan bersama dimulai, namanya kami sampaikan secara langsung kepada setiap orang yang bersangkutan. Kami juga menjawab pertanyaan dari orang yang bersangkutan melalui kontak pada angka 10.
• Data pribadi yang digunakan bersama: untuk peserta pemagangan teknis, pekerja Tokutei Ginou, dan orang yang akan beralih ke status Tokutei Ginou (termasuk pemegang status Kegiatan Khusus), nama, kewarganegaraan, tanggal lahir, kontak, status izin tinggal dan masa tinggal, perusahaan penerima, jenis dan perkembangan prosedur, status bekerja, mulai bekerja, masuk asrama, pulang sementara, dan sejenisnya, jadwal dan hasil uji keterampilan dan ujian evaluasi, serta informasi pekerjaan dan upah; untuk penanggung jawab di perusahaan penerima, nama, jabatan, dan kontak; serta informasi pendaftaran dan catatan login My Page
• Tujuan penggunaan: serah terima prosedur dan dukungan bagi orang yang beralih dari pemagangan teknis ke status Tokutei Ginou; pelaporan dan komunikasi dengan perusahaan penerima (termasuk melalui My Page)
• Pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan: C&C Cooperative (alamat dan perwakilan sebagaimana tercantum pada angka 1)

(2) Penggunaan bersama dengan perusahaan penerima

• Pihak yang menggunakan bersama: Koperasi, satu Organisasi Pendukung Terdaftar yang mendukung pekerja Tokutei Ginou bekerja sama dengan Koperasi, dan perusahaan penerima yang mempekerjakan yang bersangkutan (organisasi pelaksana pemagangan atau organisasi afiliasi Tokutei Ginou). Setiap perusahaan penerima terbatas pada informasi orang yang bekerja di perusahaan tersebut.
• Data pribadi yang digunakan bersama: nama yang bersangkutan, status dan masa izin tinggal, jenis dan kemajuan prosedur, keadaan seperti status kerja, masuk kerja, masuk asrama, dan pulang sementara, serta jadwal dan hasil ujian keterampilan dan ujian evaluasi
• Tujuan penggunaan: pelaporan dan komunikasi dengan perusahaan penerima (termasuk melalui My Page). Informasi orang yang tidak ingin ditampilkan di My Page tidak akan ditampilkan.
• Pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan: C&C Cooperative (alamat dan perwakilan sebagaimana tercantum pada angka 1)

8. Langkah pengamanan yang kami ambil

• Peraturan: Kami telah menetapkan Peraturan Pengelolaan Informasi Pribadi dan aturan operasional penanganan data, yang mengatur penanganan pada setiap tahap perolehan, penggunaan, penyimpanan, dan penghapusan.
• Langkah organisasi: Kami menunjuk penanggung jawab penanganan informasi pribadi (manajer pengawasan) dan menetapkan staf yang menangani informasi pribadi.
• Langkah sumber daya manusia: Kami secara berkala memberikan pelatihan kepada staf tentang penanganan informasi pribadi dan menyimpan catatan kehadiran.
• Langkah teknis: My Page hanya dapat diakses melalui tautan atau kode verifikasi (masing-masing berlaku 15 menit) yang dikirim ke alamat email terdaftar, dan isi yang dapat dilihat dipisahkan per perusahaan. Informasi pembayaran hanya untuk penanggung jawab akuntansi di masing-masing perusahaan.
• Pemahaman lingkungan eksternal: Kami menggunakan layanan cloud yang disediakan oleh perusahaan di luar negeri (Amerika Serikat dan Australia). Server penyimpan data berada di Amerika Serikat dan Jepang; selain itu, sebagian layanan menempatkan pusat data di beberapa negara dan tidak memungkinkan pengguna memilih negara penyimpanan, sehingga negaranya tidak dapat ditentukan (kandidatnya adalah negara yang diumumkan setiap penyedia sebagai lokasi pusat datanya). Pada sebagian layanan dari perusahaan dalam negeri, perusahaan grupnya dapat menangani data dari Korea Selatan, Vietnam, Taiwan, dan Thailand. Kami menerapkan langkah pengamanan berdasarkan pemahaman atas sistem perlindungan informasi pribadi di negara-negara tersebut, dengan merujuk antara lain pada survei sistem luar negeri yang diumumkan oleh Komisi Perlindungan Informasi Pribadi.

9. Permintaan pengungkapan data pribadi yang disimpan

Kami menerima permintaan pemberitahuan tujuan penggunaan, pengungkapan (termasuk catatan pemberian kepada pihak ketiga), koreksi, penambahan, atau penghapusan, penghentian penggunaan atau pemusnahan, dan penghentian pemberian kepada pihak ketiga melalui kontak di bawah ini. Setelah memastikan identitas individu yang bersangkutan (atau, untuk kuasa, kewenangan kuasanya), kami akan menjawab tanpa penundaan dengan cara yang diminta (seperti penyerahan rekaman elektronik atau dokumen tertulis). Permintaan melalui pos diterima di alamat pada angka 1. Tidak dipungut biaya.

10. Kontak untuk pertanyaan dan keluhan

C&C Cooperative, Kontak Pertanyaan Informasi Pribadi
Tel. 050-1724-2032. Pertanyaan juga diterima melalui formulir kontak.

11. Tentang My Page

• My Page adalah halaman untuk penanggung jawab di perusahaan anggota. Sebagai pengganti kata sandi, login dilakukan dengan tautan atau kode verifikasi 6 digit yang dikirim ke alamat email terdaftar.
• Untuk menjaga status login, kami hanya menggunakan cookie yang diperlukan untuk login. Cookie tersebut tidak digunakan untuk iklan atau analisis penggunaan.
• Saat My Page ditambahkan ke layar utama dan digunakan sebagai aplikasi, isinya tidak disimpan di perangkat Anda; isinya dimuat setiap kali dibuka.
• Untuk mencegah login tanpa izin, kami mencatat tanggal dan waktu login, alamat email, negara akses, dan jenis perangkat, serta mengirim pemberitahuan ke alamat email terdaftar setiap kali login.
• Dokumen yang diserahkan melalui My Page disimpan secara terpisah untuk setiap perusahaan untuk keperluan kegiatan Koperasi.

12. Layanan eksternal yang digunakan di situs ini

• Penayangan: Situs ini ditayangkan menggunakan layanan Cloudflare, Inc. (Amerika Serikat).
• Huruf: Kami menggunakan Google Fonts. Saat halaman ditampilkan, informasi tentang perangkat yang Anda gunakan dikirim ke Google LLC (Amerika Serikat).
• Analitik: Kami menggunakan Cloudflare Web Analytics. Layanan ini tidak menggunakan cookie dan tidak mengumpulkan informasi yang mengidentifikasi individu.
• Formulir kontak: Isi yang Anda kirim dicatat dalam layanan yang disediakan oleh Google LLC (Amerika Serikat).

13. Perubahan

Kami meninjau kebijakan ini dan penanganan informasi pribadi sesuai dengan perubahan hukum dan usaha kami. Jika ada perubahan, kami akan mengumumkannya di halaman ini.

Ditetapkan 9 Oktober 2026
C&C Cooperative